Vous travaillerez en étroite collaboration avec le collectif des assistantes de l'UMR ainsi qu'avec les services d'appui du Cirad et de l'INRAe.
Vous serez chargé.e du fonctionnement de la cellule de direction, en appui à l'attachée de direction (organisation logistique des instances de l'unité, gestion de la messagerie collective,…). Vous serez amené.e à rédiger les relevés de décisions et suivrez l'application des décisions prises.
Vous gérerez de façon autonome les agendas du DU et de ses adjoints.
Vous serez garant.e de l'organisation des déplacements des membres de la Cellule de direction Cirad et INRAe et des Responsables d'activités transversales (18 personnes).
Vous planifierez, organiserez et participerez aux réunions des différentes instances de l'unité.
Vous assurerez l'intérim de l'attachée de direction et des assistantes de collectifs en cas d'absence.
Vous serez l'interface entre les services administratifs du Cirad et de l'INRAe, et la direction notamment pour les dossiers d'accueil de nos partenaires UMR.
Vous organiserez les évènements scientifiques de l'unité en binôme avec la Cellule Com'Agap.
Vous organiserez en collaboration avec l'ADU RH des sessions de travail du collectif des assistantes d'Agap (16 personnes) une fois par trimestre. Vous serez en constante interaction avec les assistantes et serez le relai entre la direction et les collectifs.
Une, ou plusieurs, activité transversale Unité sera à définir avec l'intéressé.e

Profil souhaité

BTS Assistant Manager
2 ans minimum d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
A noter que les titulaires de diplômes inférieurs ou supérieurs au niveau Bac+2 ne sont pas éligibles à cet appel à candidatures.

Savoirs

Connaissance du Cirad et de son environnement
Maîtriser les techniques et outils administratifs.
Bonne maîtrise des logiciels de bureautique courants et agilité avec la mise en place de nouveaux outils
Maîtrise de l'anglais écrit

Savoir être

Savoir travailler en équipe dans le cadre d'une gouvernance partagée
Sens de l'organisation, rigueur, réactivité, adaptabilité, force de proposition
S'adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes, etc.).
Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, à l'écoute, neutralité bienveillante, confidentialité).
Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service.
Savoir déceler des situations sensibles.
Réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise.

Savoir-faire

Réaliser des comptes rendus de réunion.
Coordonner les informations.
Préparer et suivre les dossiers de sa direction.
S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier), savoir rendre compte de son activité oralement ou par écrit.